Samen kwaliteitsdoelen halen met behulp van data

STAP 1: Doel stellen

Start met een open gesprek over wat je wilt verbeteren in de kwaliteit van zorg. De volgende werkwijze helpt daarbij: 

• Welke knelpunten of uitdagingen spelen er in jouw praktijk of instelling? Schrijft deze in een paar woorden op een post-its. Groepeer gezamenlijk de post-its op een flip-over of groot vel papier. Hiermee creëer je een overzicht van knelpunten en vraagstukken die voor jullie van belang zijn. 

Bespreek vervolgens samen welke onderwerpen, op de post-its, meetbaar zijn met data die jullie beschikbaar hebben. Kies plenair één meetbare uitdaging of knelpunt waarmee jullie aan de slag willen. Formuleer rondom deze uitdaging een concreet en haalbaar doel, bijvoorbeeld een ggz-instelling wil de wachttijden verkorten en stelt als doel om patiënten gemiddeld 120 minuten korter te behandelen zonder dat dit ten koste gaat van het herstel. Een helder doel helpt om gericht aan de slag te gaan. 

✓ Resultaat: Jullie hebben een concreet en haalbaar doel geformuleerd waarmee jullie aan de slag gaan. 

STAP 2: Bepaal welke data je nodig hebt

→ Startpunt: Helder geformuleerd meetbaar doel. 

Als instelling of vrijgevestigde praktijk leg je gegevens vast in het primaire proces zoals behandelminuten en aantal behandelconsulten per cliënt. Deze gegevens worden geregistreerd binnen je EPD-systeem. Daarnaast kan het zijn dat je vragenlijsten inzet om bijvoorbeeld voortgang op de behandeling te meten. Uitkomsten van dergelijke vragenlijsten vind je terug in je ROM-systeem. 

Bepaal samen welke gegevens (data) nodig zijn om het gekozen doel te volgen. Dit kan één type data zijn uit bijvoorbeeld het EPD-systeem, bijvoorbeeld het gemiddeld aantal behandelminuten als je als doel hebt om de behandelduur in kaart te brengen. Of een combinatie van data uit het EPD- en ROM-systeem, bijvoorbeeld het gemiddeld aantal behandelminuten en de gemiddelde score op de I.ROC aan het eind van de behandeling als je als doel hebt om de behandelduur te verkorten zonder dat dit ten koste gaat van herstel. Het overzichtmeetbare thema’s kwaliteitsverbetering, in de bijlage, helpt om te bepalen welke gegevens nodig zijn om een bepaald doel te meten en in welke data-bron deze gegevens geregistreerd staan.

Aandachtspunt: het kan zijn dat je merkt dat bij het selecteren van de data dat het doel nog niet concreet genoeg is. Indien dit het geval is pas je het doel aan. 

✓ Resultaat: Overzicht van databronnen om voortgang op het doel te meten en in welke systemen deze geregistreerd staan. 

STAP 3: Data inzichtelijk maken

→ Startpunt: Overzicht van databronnen en in welke systemen deze geregistreerd staan. 

Bespreek met elkaar hoe je de benodigde databronnen tot je beschikking krijgt en hoe je de gegevens kan exporteren uit de systemen. Je ICT afdeling of EPD leverancier kan hierbij ondersteunen. 

Bedenk hoe je de gekozen data zou weergeven. Kies een eenvoudige en begrijpelijke vorm, zoals een percentage in een tabel of een staafdiagram met aantallen. Denk daarbij na over onderstaande vragen:

• Wat zou je willen laten zien?
• Hoe vaak je dit zou willen inzien, bijvoorbeeld één keer per jaar.
• Wil je de data vergelijken intern tussen verschillende afdelingen of met andere instellingen?

✓ Resultaat: Een praktische aanpak om het geformuleerde doel met de data die beschikbaar is inzichtelijk te maken. 

STAP 4: Actie uitvoeren

→ Startpunt: Je hebt bepaald hoe je het geformuleerde doel gaat meten en volgen. Nu ga je bepalen wat je kan veranderen in je huidige werkwijze met betrekking tot het doel. 

Bespreek met elkaar welke gerichte acties je kunt inzetten en op welk moment om voortgang te maken op het doel. ​Zijn er bepaalde ideeën of werkwijzen die je wilt uitproberen, bijvoorbeeld het trainen van behandelaren over het tijdig afronden van de behandeling? Formuleer welke acties je gaat inzetten. Denk daarbij over het moment en termijn dat je deze acties gaat inzetten en bedenk over welke periode je de acties gaat volgen. 

✓ Resultaat: Je hebt acties geformuleerd, wanneer je deze gaat inzetten en hoelang je deze gaat volgen. 

STAP 5: Voortgang evalueren

→ Startpunt: Je hebt acties ingezet en bepaald wanneer je voortgang op het doel gaat meten. 

Beantwoord samen onderstaande vragen om de evaluatie vorm te geven en voortgang op het doel te bepalen:

• Wie zorgt ervoor dat de data en visualisaties beschikbaar zijn? 
• Hoe vaak wil je het doel evalueren? Kies een passende periode zoals elk kwartaal of half jaar.
• Met wie evalueer je de voortgang op het doel? Dit kan zijn met collega’s, managers of andere praktijken. 
• In welke setting vind de evaluatie plaats? Bijvoorbeeld tijdens intervisie, online of live. 

Bepaal na de afgesproken periode of meetbare verandering is opgetreden[GF1] . Gebruik deze inzichten om successen zichtbaar te maken en bij te sturen waar nodig. Jouw ingezette acties kunnen veranderingen teweegbrengen binnen je praktijk of instelling naast het gestelde doel. Neem dit mee in de evaluatie. 

In deze sessie denken jullie vooruit en maken jullie afspraken over hoe en wanneer de evaluatie plaatsvindt. Het daadwerkelijk verzamelen en analyseren van data gebeurt later in de praktijk.

✓ Resultaat: Inzicht in waar je staat ten opzichte van je doel en wat je hier van vindt. 

STAP 6: Vervolg bepalen

→ Startpunt: Op basis van de evaluatie heb je bepaald of het gestelde doel is bereikt of dat je nog verdere voortgang wilt maken. 

In deze stap bepalen jullie samen welke vervolgstap logisch is. Het maken van een concreet plan doen jullie in deze sessie, de uitvoering en opvolging vinden plaats in de praktijk.

Als je verdere voortgang wilt maken, sta stil bij wat de logische vervolgstap zou zijn aan de hand van onderstaande vragen:

• Wat gaan we concreet doen om meer voortgang te maken. 
• Gaan we door met de huidige acties of zetten we een nieuwe actie in? 
• Willen we bij iemand advies vragen over wat we het beste kunnen doen?

Bespreek wat je nodig hebt om het huidige doel of nieuwe doel te monitoren en hoe je elkaar, binnen bijvoorbeeld je intervisiegroep, daarin kunt versterken.

✓ Resultaat: Concreet vervolgplan op basis van de evaluatie.